Jak obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy 2023 (+kalkulator)

Odpowiedź na pytanie: jak obliczać ekwiwalent za urlop wypoczynkowy nie zawsze jest prosta. Proces jego kalkulowania wymaga wszakże m.in. uwzględniania „specjalnego” współczynnika, stałych i zmiennych składników pensji, zmian w wysokości należnych elementów płacy, a także np. uzupełniania podstawy obliczeniowej w przypadku nieobecności pracownika w pracy.

Aby uchronić Was przed błędami w ustalaniu kwoty omawianego świadczenia, przygotowaliśmy praktyczny i prosty w obsłudze kalkulator online.

Ekwiwalent urlopowy wyraża kwotę pieniędzy, jaką pracownik powinien otrzymać za dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego w sytuacji, gdy dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Zasadniczo staje się on należny w ostatnim dniu zatrudnienia (także wtedy, gdy pensja za dany miesiąc wypłacana jest do 10 dnia miesiąca kolejnego) i z tym dniem rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent. Przy jego wyliczaniu powinniśmy pamiętać, że:

Najnowsze zmiany przepisów w kadrach i płacach aktualizowane na bieżąco!

Pewne należności nie wchodzą do podstawy obliczeń. Spośród nich wymienić należy przede wszystkim:

świadczenia wymienione w § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, czyli np. jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne,
premie uznaniowe nieposiadające charakteru roszczeniowego, czyli np. premie inne niż regulaminowe przyznawane swobodną decyzją pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 20 lipca 2000 r., sygn. akt I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77),
należności wypłacone pracownikowi tytułem rekompensaty poniesionych przez niego wcześniej wydatków, np.: ekwiwalenty za pranie i konserwację odzieży roboczej, diety i inne należności przysługujące zatrudnionemu w związku z odbyciem podróży służbowej,
świadczenia pozapłacowe typu wartość zakwaterowania zapewnionego przez pracodawcę, należności z zfśs czy pakiety medyczne finansowane przez zakład pracy,
wynagrodzenie otrzymywane przez pracownika z innych źródeł niż stosunek pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 4 marca 2008 r., sygn. akt II PK 183/07).

Składniki stałe (np. wynagrodzenie zasadnicze określone stawką miesięczną) uwzględnia się w podstawie wyliczeń w pełnej wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, a więc jeśli przykładowo stosunek pracy kończy się w trakcie miesiąca, to do podstawy wliczamy pełne miesięczne wynagrodzenie, a nie jego część, ustaloną stosownie do faktycznego okresu zatrudnienia.

Składniki zmienne za okresy miesięczne wlicza się do podstawy w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (niezależnie od tego za jaki okres one przysługują). Podobnie jest ze składnikami zmiennymi należnymi za okresy dłuższe niż miesiąc (np. z premiami kwartalnymi), tyle że uwzględnia się je w podstawie w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia uprawnienia do ekwiwalentu.

Czasami pracodawcy zastanawiają się, czy w podstawie ekwiwalentu można uwzględniać miesięczne składniki zmienne z okresu dłuższego niż 3 miesiące, jeśli ich wysokość ulega znacznym wahaniom? Odpowiedź brzmi: nie. Przepis § 8 ust. 1 rozporządzenia urlopowego taką możliwość przewiduje wszakże tylko w odniesieniu do wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Potwierdza to wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 16 lipca 2013 r. (sygn. akt III APa 23/12).

Niekiedy trzeba uzupełnić podstawę wyliczeń. Taka konieczność pojawia się wtedy, gdy w okresie, z którego podstawa jest ustalana, pracownik przez pewien czas był nieobecny w pracy (np. z powodu choroby lub urlopu bezpłatnego). Uzupełnienie (dopełnienie) sprowadza się do:

podzielenia faktycznie otrzymanego przez pracownika wynagrodzenia przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało oraz
pomnożenia uzyskanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby (w ciągu 3 lub 12 miesięcy) w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (przez którą należy rozumieć liczbę dni pracy, jaką pracownik przepracowałby zgodnie z obowiązującym go rozkładem czas pracy, na podstawie wymiaru czasu pracy, obliczonego zgodnie z art. 130 K.p.).

Pamiętajmy, że omawianego uzupełnienia dokonuje się w przypadku wszystkich składników zmiennych, choćby miały charakter incydentalny (tak jak np. wynagrodzenie i dodatki za sporadycznie świadczoną pracę nadliczbową) i niezależnie od przyczyn absencji w pracy, a zatem także w odniesieniu do nieobecności nieusprawiedliwionych.

Warto w tym miejscu przytoczyć wyrok Sądu Okręgowego w Elblągu z 28 czerwca 2018 r. (sygn. akt IV Pa 7/17), w którym zaaprobowano konieczność dopełnienia podstawy ekwiwalentowej za okres urlopu bezpłatnego, podkreślając, że: „(…) Trzeba podkreślić, że § 16 ust. 2 rozporządzenia nie wskazuje, aby jego zastosowanie było wykluczone, jeśli niewykonywanie pracy przez wszystkie dni okresu trzymiesięcznego z § 16 ust. 1 było wynikiem korzystania z urlopu bezpłatnego (…)”.

Mimo, iż wskazane rozstrzygnięcie zapadło w sprawie dotyczącej urlopu bezpłatnego, to jednak przedstawione w nim argumenty można odnieść również do nieobecności nieusprawiedliwionej.

Dopełnienie podstawy ekwiwalentowej obowiązuje nie tylko w stosunku do składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc, ale również względem składników za okresy dłuższe niż miesiąc, np. premii kwartalnych czy dodatków za nadgodziny tygodniowe w dłuższym niż miesiąc okresie rozliczeniowym (§ 17 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy należy rozumieć liczbę dni pracy, jaką pracownik przepracowałby zgodnie z obowiązującym go rozkładem czas pracy, na podstawie wymiaru czasu pracy, obliczonego zgodnie z art. 130 K.p.

Czasem niektóre miesiące pomijamy przy budowaniu podstawy ekwiwalentowej. Jeśli:

przez cały czas przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego poprzedzający miesiąc uzyskania prawa do ekwiwalentu lub
przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny lub pełne miesiące kalendarzowe,

pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie o charakterze zmiennym, to przy ustalaniu tej podstawy należy brać pod uwagę najbliższe miesiące, za które zmienne składniki były należne. Wyłączanie z kalkulacji danego miesiąca i przyjmowanie w jego miejsce wcześniejszego miesiąca powinno następować wyłącznie wtedy, kiedy brak wypłaty danego składnika wynagrodzenia był wynikiem nieprzepracowania danego okresu, a nie utraty prawa do składnika z powodu np. nieświadczenia pracy w nadgodzinach, zaniedbywania obowiązków pracowniczych albo niskiej wydajności w pracy.

Gdy ustalimy już średnią miesięczną kwotę podstawy ekwiwalentu, musimy przejść do obliczenia stawki dziennej. W tym celu wymagane jest:

podzielenie podstawy wymiaru przez tzw. współczynnik urlopowy (w 2023 r. dla pracownika pełnoetatowego wynosi on 20,83),
podzielenie otrzymanego wyniku przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej danego pracownika (z reguły jest to 8 godzin, choć np. w przypadku niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym i znacznym będzie to 7 godzin, a w przypadku niektórych osób zatrudnionych w zakładach opieki zdrowotnej – 7 godzin i 35 minut).

Pracodawcy często mają wątpliwość jaki powinno się stosować współczynnik ekwiwalentowy przy zaległym urlopie. Otóż o tej kwestii decyduje moment zyskania przez pracownika prawa do ekwiwalentu. A zatem współczynnik urlopowy przyjmuje się z tego roku, w którym powstało prawo do ekwiwalentu. Bez znaczenia pozostaje tu to, czy chodzi o urlop bieżący, czy też zaległy.

Na sam koniec musimy pomnożyć wyliczoną stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Ekwiwalent wypłacamy w ostatnim dniu trwania stosunku pracy, także wtedy gdy pracodawca opłaca pracowników za dany miesiąc do 10 dnia miesiąca kolejnego.

Sprawdź praktyczny kalkulator wyliczania kwoty należnego ekwiwalentu urlopowego:

🧮 Kalkulator Online – Kalkulator – Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy
Jak obliczać ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?
➪ Kliknij i Sprawdź

Aby najpełniej zobrazować schemat wyliczania ekwiwalentu urlopowego posłużmy się poniższym przykładem.

Przyjmijmy, że:

w dniu 14 kwietnia 2023 r. rozwiązano umowę o pracę z pracownikiem, który pracował na pełny etat w podstawowej organizacji pracy i któremu z tego powodu należał się ekwiwalent za 11 dni (88 godz. z czego 16 godz. dotyczy urlopu z 2022 r.) niewykorzystanego urlopu,
pracownik wynagradzany był stawką godzinową w wysokości 25 zł, a ponadto miał prawo do regulaminowych premii rocznych oraz zmiennych premii miesięcznych mających charakter roszczeniowy.

Poczyńmy dodatkowe założenie, że wynagrodzenie wypłacone pracownikowi w okresie poprzedzającym kwiecień wynosiło:

wynagrodzenie godzinowe i miesięczne premie należne za okres od stycznia do marca 2023 r.: 11.650 zł (we wspomnianym okresie pracownik miał do przepracowania nominalnie 64 dni, a faktycznie z powodu 5 dni choroby, 10 dni urlopu wypoczynkowego i 3 dni nieobecności z przyczyn nieusprawiedliwionych wypracował 46 dni);
premia roczna wypłacona w styczniu 2023 r. za rok 2022: 3.980 zł (w okresie od stycznia do grudnia 2022 r. pracownik miał do przepracowania nominalnie 251 dni, a faktycznie z powodu 7 dni choroby, 19 dni urlopu wypoczynkowego i 2 dni nieobecności z przyczyn nieusprawiedliwionych wypracował 223 dni).

W opisanych okolicznościach ekwiwalent urlopowy należy obliczyć w następujący sposób:

Krok 1. Uzupełnienie wynagrodzenia godzinowego i zmiennych premii miesięcznych:

11.650 zł : 46 dni pracy w okresie od stycznia do marca 2023 r. = 253,26 zł,
253,26 zł x 64 dni nominalnie do przepracowania w okresie od stycznia do marca 2023 r. = 16.208,64 zł.

Krok 2. Uzupełnienie premii rocznej: